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Estabelecer princípios, diretrizes e funções de Compliance, aplicáveis a todos os níveis da A4Quality Healthcare – Auditoria e Certificação Ltda., doravante designada A4Quality, demonstrando seu compromisso com a cultura ética e a prática de Compliance.
Compliance
Significa estar em conformidade com a legislação, as regulamentações, as normas e procedimentos, externos e internos, e com os princípios corporativos que garantem as melhores práticas de mercado e de Governança Corporativa.
Risco de não Conformidade
Risco de implicações negativas à integridade da A4Quality pelo descumprimento das regras de Compliance, que possa levar a sanções legais e/ou regulamentares, ou, ainda, a perdas financeiras e danos reputacionais e/ou de imagem à A4Quality e/ou a seus representantes.
Sistema de Gestão de Compliance
Conjunto de elementos inter-relacionados ou interativos, para estabelecer políticas, objetivos e processos para alcançar os objetivos de Compliance.
Sistema de Gestão de Compliance da A4Quality – SGC
Conjunto de iniciativas da A4Quality que visa prevenir e/ou identificar condutas que não estejam em conformidade com as regras de Compliance, identificando riscos e/ou causas, agindo preventiva e/ou corretivamente, e promovendo, também, uma cultura que encoraje o cumprimento das regras estabelecidas e de uma conduta ética.
Comitê de Compliance
É a estrutura de governança que tem a missão de apoiar a Diretora Geral da A4Quality no gerenciamento do Sistema de Gestão de Compliance – SGC da empresa, assegurando isenção e imparcialidade do referido sistema. É integrado pela Diretora Geral da A4Quality, Diretora Administrativo-Financeira, Gerente da Qualidade e por 3 membros eleitos entre o grupo de avaliadores qualificados.
O SGC respeitará os seguintes princípios:
Governança
A gestão do compliance deve ser disseminada de cima para baixo para se enraizar como cultura. A governança são os processos, costumes, políticas, leis que regulam a maneira como uma empresa é dirigida, administrada ou controlada.
Para estar de acordo com este princípio, deve-se garantir que seja do conhecimento de todos a gravidade do não cumprimento dessas regras internas, bem como a omissão de sua informação. A comunicação e o treinamento dos colaboradores devem fazer parte da rotina da organização.
Deve-se promover incentivos e definir sanções relacionadas à gravidade da conduta. Maus comportamentos detectados, mas não corrigidos, colocam em risco a missão, a reputação e a segurança jurídica da organização. É importante reforçar ou reavaliar os programas de treinamento em caso de infrações repetidas.
Transparência
Consiste no desejo de disponibilizar para as partes interessadas as informações que sejam de seu interesse e não apenas aquelas impostas por disposições de leis ou regulamentos, não devendo ser restrita apenas ao desempenho econômico-financeiro. Ela deve contemplar também os demais fatores (inclusive intangíveis) que norteiam a ação gerencial e que conduzem à preservação e à otimização do valor da organização.
A transparência inclui desempenho, composição e governança da organização, como também as informações de alta relevância, que impactem os negócios e que envolvam resultados, oportunidades e riscos. No entanto, a transparência deve respeitar os limites de exposição que não sejam conflitantes com a segurança das informações da empresa.
Deliberação ética
Este princípio significa que todas as ações devem sempre considerar, em todo o processo de tomada de decisão, tanto a identidade da organização quanto os impactos das decisões sobre o conjunto de suas partes interessadas, a sociedade em geral e o meio ambiente, visando o bem comum.
Para isso, deve-se disseminar a cultura da integridade em todas as áreas da empresa, inclusive no que diz respeito ao ambiente externo, como por exemplo, na contratação de terceiros. Para estes últimos, devem ser definidos critérios de compra, bem como verificado o padrão de qualidade das empresas. O caráter, a integridade e a honestidade também devem ser conferidos em todas as suas ações.
Prestação de contas (accountability)
Accountability é um termo que vem do inglês, que pode ser traduzido como controle, fiscalização, responsabilização, ou ainda prestação de contas. Remete a um conjunto de processos que visam selecionar, organizar e disponibilizar as informações de interesse das partes interessadas.
Accountability está diretamente ligado à transparência e responsabilidade corporativa, sendo papel das lideranças e demais responsáveis pela organização prestar contas de sua atuação de modo claro, conciso, compreensível e tempestivo, assumindo integralmente as consequências de seus atos e omissões e atuando com diligência e responsabilidade no âmbito dos seus papéis.
Sustentabilidade
Está voltada à sustentabilidade empresarial em todos os seus pilares, ou seja, garantir que aspectos econômico-financeiros, ambientais e sociais sejam sempre aplicados em todas as condutas da organização.
É indispensável agir com prontidão e comprometimento na prevenção e mitigação de possíveis danos ambientais, levando em consideração os recursos econômico-financeiros da organização, mas atuando sempre de forma consciente no que diz respeito à responsabilidade social.
Na operação do SGC, a A4Quality mantém um Comitê de Compliance dedicado a gerir o SGC, juntamente com a Diretora Geral da A4Quality, assegurando a isenção e imparcialidade do SGC. O Comitê de Compliance é responsável por:
São nove os Pilares do SGC da A4Quality, os quais deverão ser sempre respeitados:
O SGC é estruturado a partir do resultado da análise dos riscos de não conformidade, que busca a sua identificação e classificação de acordo com o seu grau (probabilidade de ocorrência x impacto), que orientará a estratégia de gestão do risco (aceitar, controlar, mitigar ou transferir o risco). A avaliação de riscos implica em atualização da sua classificação, na medida em que houver ou não evolução da sua gestão.
A gestão do risco é de responsabilidade da área proprietária do processo envolvido e será acompanhada diretamente pelo Comitê de Compliance.
A partir da avaliação de riscos e do Código de Conduta serão constituídas ou revisadas políticas, normas e procedimentos que assegurem a efetividade do SGC, conforme os seguintes aspectos:
A alta administração da A4Quality, comprometida com o propósito e valores da companhia, é responsável por assegurar a autonomia do Comitê de Compliance, oferecendo seu total apoio e destinando os recursos necessários à efetividade do SGC, além de acompanhar periodicamente a operação do programa, determinando os ajustes necessários ao seu bom funcionamento.
Cada membro da alta administração deve agir, pessoal e profissionalmente, de forma exemplar em relação à compliance, de maneira que sejam exemplo e referência de conduta ética e respeito ao SGC.
Com o objetivo de garantir o alinhamento de todas as pessoas que integram a A4Quality como colaboradores, parceiros ou fornecedores com a cultura de compliance, o SGC deve assegurar a comunicação dos princípios e regras que regem tal programa, de forma clara e adequada a cada público, por meio de campanhas comunicacionais e/ou treinamentos periódicos.
O plano de comunicação e treinamento será priorizado a partir da avaliação de riscos mapeados e nas necessidades de cada área. Para cada treinamento será definido o público-alvo obrigatório, que poderá acessar o evento presencial ou remotamente, conforme disponibilizado pela A4Quality.
Caberá à área de treinamento da A4Quality a coordenação da elaboração dos treinamentos ou a contratação de treinamentos externos, bem como a programação, convocação, registro, acompanhamento, controle, reporte e retenção de conteúdo em cada treinamento, além da formação dos instrutores para os treinamentos internos.
Para a garantia da uniformidade do SGC em todas as suas frentes, os stakeholders de fornecimento e parceria deverão estar alinhados com o propósito e aos valores da A4Quality. Deste modo, todos os fornecedores devem concordar com o Código de Conduta e com esta Política de Compliance, como condição de contratação, considerando os impactos possíveis nos negócios da A4Quality.
O monitoramento das atividades relacionadas à gestão de riscos e também das iniciativas relacionadas ao SGC é de responsabilidade do Comitê de Compliance, junto à Gerência da Qualidade, bem como o monitoramento e a realização de auditorias internas, de acordo com cronograma anual aprovado. Todos os problemas identificados deverão ser priorizados e tratados (causas definidas, contramedidas estabelecidas e acompanhamento da implantação e do resultado obtido). Tal monitoramento e oportunidades de melhoria serão reportados no mínimo anualmente à alta administração, nas reuniões de Análise Crítica.
As auditorias anuais devem ser realizadas por auditor externo subcontratado, que pode realizar auditoria combinada com o Sistema de Gestão da Qualidade – SGQ.
O Canal de Denúncias da A4Quality, disponível no seu site, é aberto a todos os colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros da A4Quality, onde podem ser endereçados relatos, de forma anônima ou não, acerca de condutas que não estejam de acordo com o SGC da empresa.
O relato poderá ainda ser realizado presencial e diretamente ao Comitê de Compliance, se assim o denunciante preferir.
Todas as denúncias serão recebidas e registradas pela Diretora Geral, responsável pelo canal, e avaliadas pelo Comitê de Compliance quanto à sua procedência ou não. Os relatos deverão assegurar o máximo de informação e evidências acerca da situação, especialmente as denúncias anônimas, de modo a garantir a viabilidade da investigação e resolução.
Após avaliação do Comitê de Compliance, todas as denúncias devem ser reportadas ao Comitê de Imparcialidade da A4Quality para deliberação, em sua próxima reunião anual.
A A4Quality garante confidencialidade de todo o processo, e a não existência de qualquer tipo de retaliação ao denunciante de boa-fé, sob qualquer hipótese.
Os principais objetivos da investigação são o esclarecimento dos fatos, a minimização dos riscos, a identificação de oportunidades de melhorias e a proteção da reputação e imagem da A4Quality e dos colaboradores.
Todas as denúncias recebidas ou não pelo Canal de Denúncias, bem como quaisquer suspeitas de desvios ao Programa de Compliance serão investigadas por um especialista interno ou externo, conforme a gravidade, urgência ou necessidade de especialização para a investigação, e a decisão deve ser do Comitê de Compliance. A investigação terá caráter independente e se limitará aos fatos, determinando objetivamente se houve conduta imprópria ou não, quem estava envolvido e em quais circunstâncias.
Com base no resultado apurado pelas investigações, o Comitê de Compliance deliberará, de forma imparcial e íntegra, as medidas a serem tomadas em relação ao contexto do relato, especialmente acerca dos agentes envolvidos, incluindo a aplicação de medidas disciplinares aos responsáveis, e às oportunidades de melhoria.
Caso o relato envolva um desvio de conduta, ou uma omissão, por parte de um membro da Diretoria ou do Comitê de Compliance, a deliberação das medidas a serem aplicadas será tomada pelos membros do Comitê de Imparcialidade da A4Quality Healthcare, por maioria simples, respeitando-se a integridade e imparcialidade do SGC.
Os agentes responsáveis pelo desvio de conduta denunciado estarão sujeitos às seguintes medidas disciplinares, as quais considerarão a gravidade do ato, o eventual histórico de medidas aplicadas, os agravantes/atenuantes da situação e o dano causado:
A A4Quality poderá se reservar a não divulgar os detalhes e as decisões tomadas, decorrentes do processo de investigação, assegurando a confidencialidade da investigação e a proteção do denunciante de boa-fé.
Caso sejam identificados, a cada monitoramento, investigação ou mudança no ambiente interno ou externo, pontos de melhoria ao SGC, a Diretora Geral deverá implementá-los, após a aprovação do Comitê de Compliance da A4Quality.
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